Bakgrund

Ängelholm Kommun stod inför en återkommande utmaning: att få bättre kontroll över vilka arbetsuppgifter som skulle utföras ute i verksamheten, säkerställa att de verkligen blev genomförda och samtidigt skapa en tydligare återrapportering till arbetsledningen.

Arbetet omfattade bland annat:

• Rondering och tömning av papperskorgar
• Kontroll och tillsyn av stränder och badplatser
• Planerade återkommande arbetsuppgifter
• Hantering av inkomna ärenden
• Rapportering från utförare i fält

Tidigare arbetssätt byggde till stor del på muntlig kommunikation, manuella listor och begränsad överblick. Det gjorde det svårt att följa upp utfört arbete, prioritera rätt insatser och skapa en gemensam lägesbild mellan arbetsledning och fältpersonal.

Kommunen behövde en lösning som både gav struktur i vardagen och samtidigt var enkel för utförarna att använda ute i fält.

Lösningen – Icebound ProLocate

Kommunen valde Icebounds tjänst ProLocate för att samla planering, rondering och återrapportering i ett digitalt arbetsflöde.

Med ProLocate kan kommunen:

• Skapa och tilldela ärenden digitalt
• Bygga upp ronder för papperskorgar och andra återkommande tillsynspunkter
• Visualisera stränder och badplatser direkt på karta
• Ge fältpersonal tydliga arbetsordrar via mobil enhet
• Få återrapportering i realtid
• Markera uppgifter som utförda med status, bilder och kommentarer
• Ge arbetsledare full överblick över pågående och avslutade arbeten
• Använda arkivfunktionen för att enkelt ta tillbaka ärenden till aktiva och följa upp tidigare ärenden

Lösningen gjorde att både arbetsledning och utförare arbetade utifrån samma information.

Från depå till drift – struktur som fungerar i vardagen

Den person som successivt tar över systemägarrollen under en kommande pensionsavgång har ett starkt engagemang inom motorsport.

Det blev snabbt tydligt för henne att samma principer som krävs inom motorsport även skapar framgång i kommunal drift:

• Tydliga rutiner
• Snabb återkoppling
• Rätt information vid rätt tillfälle
• Kontroll över alla moment
• Möjlighet att agera direkt när något avviker

Precis som i ett racingteam behöver alla veta:

• Vad som ska göras
• När det ska göras
• Vem som ansvarar
• Vad som redan är klart
• Vad som kräver åtgärd

Med ProLocate är det ett arbetssätt där verksamheten kan drivas mer proaktivt istället för reaktivt.

Resultat

Efter införandet finns flera tydliga förbättringar:

-Bättre kontroll över utfört arbete

Arbetsledningen kan direkt se vilka uppgifter som var utförda, pågående eller saknade återrapportering.

–Tydligare kommunikation med fältpersonal

Utförarna får enklare instruktioner och kan rapportera direkt från mobilen utan extra administration.

–Effektivare rondering

Papperskorgar, badplatser och andra tillsynspunkter kan planeras och följas upp systematiskt.

-Förbättrad dokumentation

Kommunen får bättre historik och spårbarhet kring utförda insatser.

-Ökad trygghet vid generationsväxling

När ansvar och kunskap flyttas mellan medarbetare har det blivit enklare att behålla struktur, kvalitet och kontinuitet i verksamheten.

Sammanfattning

”Vi är nöjda med hur Icebound tar hand om oss som kund och vill understryka att det har fungerat mycket bra. Vi vill dessutom rekommendera Icebound för vi tycker att dom är mycket kompetenta och har ett trevligt sätt.”

Med hjälp av ProLocate har kommunen en modern och tydlig arbetsprocess för ärendehantering och fältarbete.

Det som tidigare låg utspritt i olika arbetssätt samlas nu i ett gemensamt flöde där arbetsledning och utförare kan samarbeta effektivt.

Resultatet är bättre kontroll, snabbare återkoppling och en verksamhet som är enklare att styra, följa upp och utveckla över tid.

Och precis som inom motorsport handlar framgång inte bara om fart — utan om struktur, precision och att hela teamet arbetar mot samma mål.

Vill du veta mer?

Klicka här för att läsa mer om ProLocate.

Kontakta Erik Fredriksson, Affärsansvarig på Icebound – på erik.fredriksson@icebound.com