Hintergrund

Die Gemeinde Ängelholm stand vor einer immer wiederkehrenden Herausforderung: Sie musste eine bessere Kontrolle darüber erlangen, welche Aufgaben vor Ort ausgeführt werden sollten, sicherstellen, dass diese tatsächlich erledigt wurden, und gleichzeitig eine klarere Berichterstattung an die Führungskräfte gewährleisten.

Die Arbeit umfasste unter anderem:

• Kontrolle und Leeren der Papierkörbe
• Kontrolle und Überwachung von Stränden und Badestellen
• Geplante wiederkehrende Aufgaben
• Bearbeitung eingegangener Angelegenheiten
• Berichte von Einsatzkräften vor Ort

Frühere Arbeitsweisen basierten weitgehend auf mündlicher Kommunikation, manuellen Listen und einem eingeschränkten Überblick. Dies erschwerte es, die geleistete Arbeit nachzuverfolgen, die richtigen Maßnahmen zu priorisieren und ein gemeinsames Lagebild zwischen der Führungskräfteebene und dem Außendienstpersonal zu schaffen.

Die Gemeinde benötigte eine Lösung, die sowohl Struktur in den Alltag brachte als auch für die Mitarbeiter vor Ort einfach anzuwenden war.

Die Lösung – Icebound ProLocate

Die Gemeinde entschied sich für den Dienst „ProLocate“ von Icebound, um Planung, Rundgänge und Berichterstattung in einem digitalen Arbeitsablauf zu bündeln.

Mit ProLocate kann die Gemeinde:

• Aufträge digital erstellen und zuweisen
• Rundgänge für Mülleimer und andere regelmäßig zu kontrollierende Stellen festlegen
• Strände und Badeplätze direkt auf der Karte anzeigen
• Geben Sie den Außendienstmitarbeitern klare Arbeitsaufträge über ein mobiles Gerät
• Erhalten Sie Rückmeldungen in Echtzeit
• Markieren Sie Aufgaben als erledigt – mit Statusangaben, Bildern und Kommentaren
• Geben Sie den Vorgesetzten einen vollständigen Überblick über laufende und abgeschlossene Arbeiten
• Nutzen Sie die Archivierungsfunktion, um Vorgänge ganz einfach wieder in den aktiven Status zu versetzen und frühere Vorgänge weiterzuverfolgen

Dank dieser Lösung arbeiteten sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter auf der Grundlage derselben Informationen.

Vom Lager zum Betrieb – eine Struktur, die im Alltag funktioniert

Die Person, die im Zuge eines bevorstehenden Ruhestands schrittweise die Rolle des Systembetreibers übernehmen wird, engagiert sich stark im Motorsport.

Ihr wurde schnell klar, dass dieselben Prinzipien, die im Motorsport erforderlich sind, auch im kommunalen Betrieb zum Erfolg führen:

• Klare Abläufe
• Schnelle Rückmeldung
• Die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt
• Kontrolle über alle Arbeitsschritte
• Die Möglichkeit, sofort zu reagieren, wenn Abweichungen auftreten

Genau wie in einem Rennsportteam muss jeder Folgendes wissen:

• Was zu tun ist
• Wann dies zu erledigen ist
• Wer ist verantwortlich?
• Was bereits feststeht
• Was Maßnahmen erfordert

Mit ProLocate lässt sich der Betrieb proaktiver statt reaktiv gestalten.

Ergebnis

Seit der Einführung sind mehrere deutliche Verbesserungen zu verzeichnen:

– Bessere Kontrolle über die geleistete Arbeit

Die Arbeitsleitung kann unmittelbar erkennen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche noch in Bearbeitung sind und bei welchen noch eine Rückmeldung aussteht.

–Eine klarere Kommunikation mit dem Außendienstpersonal

Die Mitarbeiter erhalten einfachere Anweisungen und können direkt über ihr Mobiltelefon Bericht erstatten, ohne dass zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht.

-Effizientere Rundgänge

Abfallbehälter, Badestellen und andere Kontrollpunkte können systematisch geplant und überwacht werden.

-Verbesserte Dokumentation

Die Gemeinde erhält einen besseren Überblick und eine bessere Rückverfolgbarkeit hinsichtlich der durchgeführten Maßnahmen.

– Mehr Sicherheit beim Generationswechsel

Durch die Übertragung von Verantwortung und Wissen zwischen den Mitarbeitern ist es einfacher geworden, Struktur, Qualität und Kontinuität im Betriebsablauf aufrechtzuerhalten.

Zusammenfassung

„Wir sind zufrieden mit der Art und Weise, wie Icebound uns als Kunden betreut, und möchten betonen, dass die Zusammenarbeit sehr gut funktioniert hat. Darüber hinaus möchten wir Icebound weiterempfehlen, da wir der Meinung sind, dass das Unternehmen sehr kompetent ist und einen freundlichen Umgang pflegt.“

Mithilfe von ProLocate verfügt die Gemeinde über einen modernen und übersichtlichen Arbeitsprozess für die Fallbearbeitung und die Arbeit vor Ort.

Was zuvor auf verschiedene Arbeitsabläufe verteilt war, wird nun in einem gemeinsamen Arbeitsablauf gebündelt, in dem Führungskräfte und Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten können.

Das Ergebnis ist eine bessere Kontrolle, ein schnelleres Feedback und ein Geschäftsbetrieb, der sich im Laufe der Zeit einfacher steuern, überwachen und weiterentwickeln lässt.

Und genau wie im Motorsport hängt der Erfolg nicht nur von der Geschwindigkeit ab – sondern auch von Struktur, Präzision und der Tatsache, dass das gesamte Team auf dasselbe Ziel hinarbeitet.

Möchten Sie mehr erfahren?

Klicken Sie hier, um mehr über ProLocate zu erfahren.

Bitte wenden Sie sich an Erik Fredriksson, Vertriebsleiter bei Icebound – unter erik.fredriksson@icebound.com