Eine intelligente Lösung

Seit einigen Jahren nutzt Östersund die kartenbasierte Lösung ProLocate für den Betrieb und die Verwaltung der Grünflächenpflege in der Gemeinde. Die Lösung ist in das Fallbearbeitungssystem der Gemeinde integriert, was an sich bereits ein Vorteil ist, da kein zusätzliches System erforderlich ist und gleichzeitig der Bedarf an zahlreichen CAD-Lizenzen gesunken ist. Die Verknüpfung zwischen Karte und Datenbank in ProLocate erleichtert die direkte Erfassung der durchgeführten Arbeiten, was wiederum eine bessere Planungsgrundlage mit optimierten Fahrstrecken und einem geringeren Dieselverbrauch ermöglicht.

„Es bedeutet eine enorme Zeitersparnis, dass alles auf Anhieb richtig ist und wir sicher sein können, dass sowohl Auftragnehmer als auch Intrapreneure über korrekte Unterlagen verfügen“, erklärt Andreas Granlund, Entwicklungsingenieur bei der Stadtverwaltung Östersund.

Fehler leicht machen und korrigieren

Östersund hat zudem mithilfe von ProLocate umfassende Maßnahmen im Bereich der Störungsmeldung umgesetzt. Die Einwohner können nun Störungsmeldungen direkt auf der Karte einreichen; um den Vorgang zu vereinfachen und die Genauigkeit weiter zu verbessern, wurde die Karte mit Objekten wie Parkbänken, Flächen und Mülltonnen verknüpft. Die direkte Verknüpfung einer Meldung mit einem konkreten Objekt spart nicht nur Zeit, da der richtige Ort leicht zu finden ist, sondern liefert der Gemeinde auch eine Historie der Objekte, was eine bessere Grundlage für die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen bietet. Zudem kann der Mitarbeiter vor Ort erkennen, ob in der Nähe bereits eine Störungsmeldung eingegangen ist, und so eine zusätzliche Fahrstrecke einsparen.

Östersund wollte zudem noch einen Schritt weiter gehen, um den Bürgern zu helfen, auf einfache Weise „korrekte“ Störungsmeldungen einzureichen. Durch das Hinzufügen von Informationen zu den Objekten – beispielsweise, dass eine Rasenfläche für hohes Gras vorgesehen ist, das gemäht und nicht geschnitten werden soll – lässt sich die Anzahl „falscher“ Mängelmeldungen verringern.

Tipp!

Andreas betont, dass es stets von Vorteil ist, neugierig zu sein und sich mit anderen Gemeinden auszutauschen. Natürlich haben nicht alle die gleichen Voraussetzungen oder gar die gleichen Bedürfnisse, doch der Einblick in andere Perspektiven kann Anregungen für neue Vorgehensweisen und Anpassungen liefern.

„Wenn es an der Zeit ist, Maßnahmen zu ergreifen, ist es wichtig, den Blick nach innen zu richten und einen internen Dialog zu führen. Was sind unsere Anforderungen, wo stehen wir heute und wohin wollen wir gelangen? Wenn Sie ein klares Bild von Ihrem Ausgangspunkt und Ihrem Ziel haben, sinkt das Risiko, sich mit Tools zu überfordern, die nicht den richtigen Zweck erfüllen, oder dass Lösungen unnötig komplex werden. Darüber hinaus ist es ratsam, die eigenen Ressourcen zu erfassen – über welche internen Triebkräfte verfügen wir und wer soll die Arbeit übernehmen? Systeme und Prozesse sind keine Selbstläufer; wenn keine Zeit vorhanden ist, sich mit ihnen zu befassen, werden sie auch keinen Nutzen bringen.“, schließt Andreas.

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